Manfaat SIM bagi Perusahaan/ Dalam Organisasi Bisnis

Pengembangan SIM memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.

Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

Perbedaan SIM dengan Sistem Lainnya

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
• Word Processing
• E-Mail
• Voice Mail
• Electronic Calendaring
• Audio Conferencing
• Video Conferencing
• Computer Conferencing
• Facsimile
• Videotex
• Imaging
• Desktop Publishing


PERBEDAAN SIM, SPK, EDP
SIM
− Fokus pada pengorganisasian informasi dari perusahaan
− Alur informasi terstruktur
− Aktifitas : tanya tawab & penyusunan laporan

SPK
− Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas
− Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas & mampu memberi respon dengan cepat
− User memiliki kontrol penuh dalam berinteraksi

EDP
− Fokus pada data
− Proses transaksi yang efisien
− Mengintegrasi file-file dari pekerjaan sejenis
− Membuat ringkasan untuk laporan bagi manajemen. 

Keterkaitan SIM dengan Disiplin Ilmu yang lain

Banyak ide yang merupakan bagian dari SIM yang ditemukan dalam disiplin ilmu yang lain. Empat bidang akademis utama yang sangat berarti untuk konsep SIM : akuntansi manajemen, riset operasional, teori manajemen dan organisasi, dan pengetahuan komputer.
1. Akuntansi Manajemen
Ada dua hal penggunaan dari bidang akuntansi yaitu keuangan dan manajerial (manajemen). Akuntansi keuangan berhubungan dengan pengukuran pendapat dalam suatu periode tertentu, misalkan bulanan atau tahunan dan status laporan keuangan akhir periode tersebut.

2. Riset Operasional
Ilmu manajemen atau penelitian merupakan penerapan metode ilmiah dan teknik analisa kuantitatif terhadap masalah manajemen.
Beberapa konsep yang utama adalah :
1. Penekanan pada pendekatan sistematis untuk penyelesaian masalah
2. Memakai model dan prosedur matematis serta statistik dalam analisis
3. Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara optimal.

3. Teori Manajemen dan Organisasi
Karena SIM merupakan sistem pendukung untuk fungsi yang bersifat keorganisasian, maka SIM menggambarkan konsep dan sifat organisasi, manajemen dan pengambilan keputusan. Bidang manajemen (sifat organisasi) dan teori organisasi memberikan beberapa konsep yang penting, dan juga memberikan pengertian tentang fungsi SIM dalam suatu organisasi.

Konsep-konsep itu antara lain :
1. Sifat dari teori keorganisasian dan pengambilan keputusan secara pribadi/fungsi SIM dalam suatu organisasi.
2. Motivasi dari setiap pribadi
3. Bagian proses dan pengambilan keputusan
4. Teknik kepemimpinan
5. Keorganisasian yang mengubah proses
6. Struktur dan design keorganisasian

4. Pengetahuan Komputer
Pengetahuan komputer penting untuk SIM karena pengetahuan SIM karena pengetahuan komputer meliputi hal-hal antara lain alogoritma, komputasi, software, dan struktur data.
Bagaimanapun juga bidang akademik dari SIM bukanlah merupakan perluasan dari pengetahuan komputer, lebih tepatnya SIM merupakan perluasan dari teori manajemen dan keorganisasian.

Proses-proses dasar SIM lebih berhubungan dengan proses keorganisasian dan keefektifan suatu organisasi daripada algoritma perhitungan. Penekanan pada SIM adalah aplikasi dari kemampuan ilmu komputer secara teknik yang mungkin dapat dibuat.

Peranan SIM untuk mengambil keputusan

SIM ini mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.

Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan.

Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin komplekslah pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi.

Manfaat Sistem
1. SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.
2. Sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keptusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.
3. SIM ini juga sangat membantu untuk mereleasasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.

Pengambilan Keputusan Dalam Sistem Informasi Manajemen

Pengambilan keputusan adalah proses identifikasi dan pemilihan sekumpulan tindakan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Adapun langkah-langkah dalam pemecahan masalah meliputi :
1. Investigasi situasi
Proses pemecahan masalah dimulai apabila masalah itu telah diidentifikasi
Ada 3 aspek yang penting dalam investigasi situasi yaitu :
a. Perumusan masalah
b. Identifikasi tujuan keputusan
c. Diagnosis penyebab

2. Mengembangkan alternatif
3. Evaluasi alternatif dan memilih yang terbaik
Kriteria pengukuran efektivitas adalah :
a. Apakah alternatif tersebut realistis dalam kaitannya dengan tujuan dan sumber daya yang ada dalam organisasi
b. Seberapa baik alternatif tersebut akan membantu memecahkan masalah.

4. Melaksanakan dan memantau keputusan
Jenis Keputusan Yang Dihasilkan Dari Para Manajer Adalah Sebagai Berikut :
1. Keputusan terprogram
Keputusan terprogram adalah keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan atau prosedur tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram
Keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah yang luar biasa atau masalah istimewa.

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Bisnis Komputer
1. Fokus pada data
2. Fokus pada informasi
3. Fokus pada pendukung keputusan
4. Fokus pada komunikasi

Peranan Sistem Informasi Manajemen Bagi Manajemen

Tingkat manajemen dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Manajemen tingkat atas
b. Manajemen tingkat menengah
c. Manajemen tingkat bawah

Berdasarkan George M. Scott, sumber-sumber infomasi untuk tingkatan manajemen dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Manajemen tingkat atas memerlukan sumber-sumber informasi yang berasal dari :
1. Informasi internal dari sistem infomasi komputer (15 % - 20 %)
2. 0Informasi internal bukan dari sistem informasi komputer (10% - 15%)
3. Informasi ekternal yang berupa peraturan pemerintah, keadaan perekonomian dan sebagainya (35% - 45%)

b. Manajemen tingkat menengah memerlukan sumber informasi yang berasal dari :
1. Informasi internal dari sistem infomasi komputer (30 % - 40 %)
2. Informasi internal bukan dari sistem informasi komputer (15% - 20%)
3. Informasi ekternal yang berupa peraturan pemerintah, keadaan perekonomian dan sebagainya (10% - 15%)

c. Manajemen tingkat bawah memerlukan sumber informasi yang berasal dari :
1. Informasi internal dari sistem infomasi komputer (55 % - 75 %)
2. Informasi internal bukan dari sistem informasi komputer (25% - 45%)
3. Informasi ekternal yang berupa peraturan pemerintah, keadaan perekonomian dan sebagainya (5% - 10%)